Automatiser, mesurer et améliorer : 5 conseils (et 1 conseil bonus) pour les comptables

Automatiser, mesurer et améliorer : 5 conseils (et 1 conseil bonus) pour les comptables

Tout comptable aspire à optimiser sans cesse le traitement de l’ensemble des opérations. Mais chaque exercice comptable s’avère toujours trop court pour engager enfin l’automatisation et l’optimisation de vos processus dont vous faites pourtant une priorité. Vous savez en effet que la croissance de vos activités en dépend.

Alors que vous devriez consacrer toujours plus de temps aux conseils à vos clients, le travail administratif continue à occuper une bonne partie de vos journées. Vous voulez que vos activités de comptable génèrent plus de chiffre d’affaires et se développent plus rapidement ? Vous mettrez toutes les chances de votre côté en automatisant, mesurant et améliorant votre travail administratif.

Nous vous donnons donc 5 conseils (et un conseil bonus crucial) pour mieux gérer (et alléger) la charge administrative de vos affaires.

L’exercice comptable, une course contre la montre

L’exercice comptable est vécu par chaque professionnel comme une course contre la montre. Vous vous investissez à fond pour mener à bien le traitement comptable des opérations de vos clients. Et cela vous prend un temps fou. Pressé par les échéances, vous faites face à des pics d’activités et effectuez de multiples tâches (de contrôle) manuelles pour des clients avec lesquels la communication est parfois difficile. Cela finit par peser sur votre dynamisme et celui de vos collègues.

Une solution pour alléger votre charge de travail ? L’automatisation et la standardisation. De grands cabinets comptables, comme de plus modestes, s’y engagent résolument.

Mais il n’est pas toujours simple d’en tirer le meilleur en pratique. Il faut en effet toujours assurer une clôture impeccable de l’exercice comptable, continuer à offrir le meilleur service aux clients et faire au moins jeu égal avec la concurrence. Ajoutez-y un enchevêtrement de systèmes, connexions et plateformes de communication et de comptabilité. Résultat : l’automatisation ne vous procure pas tous les gains d’efficacité que vous aviez espérés.

Les comptables ont donc tout intérêt à mieux mesurer et à améliorer leur exercice comptable. Mais par où commencer ?

Cet e-book vous expliquera comment gagner la course contre la montre tout au long de l’exercice comptable.

Conseil 1 : Analysez vos processus et identifiez les principales pierres d’achoppement

Cela semble tomber sous le sens, mais de nombreux comptables négligent d’examiner leur situation et de pointer les écueils (éventuels).

Comment se déroulent les processus administratifs dans votre cabinet ? Les niveaux d’efficacité et de productivité de votre système administratif vous satisfont-ils ? Ils pourraient être meilleurs ? Voire nettement meilleurs ?

C’est également le bon moment d’analyser les principales pierres d’achoppement. Où se situent les goulets d’étranglement ? Qu’est-ce qui empêche actuellement d’y apporter des solutions ?

Conseil 2 : Faites l’inventaire de l’ensemble des systèmes et solutions dont vous disposez

 Réfléchissez à ce flux bien connu enchaînant la reconnaissance des factures, l’autorisation, la communication interne et externe, les différentes plateformes comptables ainsi que les outils et les logiciels dont vous avez besoin pour suivre le niveau de satisfaction et les résultats…

La plupart des cabinets travaillent avec beaucoup plus de systèmes et de solutions qu’on imagine généralement. Cette profusion constitue très souvent le principal obstacle sur la voie de la standardisation et de l’automatisation. Surtout lorsque les systèmes communiquent difficilement entre eux.

Vous voulez surmonter ces inefficacités ? Dressez la liste de tous les systèmes avec lesquels vous travaillez et le rôle qu’ils jouent au sein de votre cabinet. Cela paraît simple, mais l’expérience nous a appris que ce n’est pas toujours évident.

Conseil 3 : Posez un regard critique sur le niveau actuel de standardisation et d’automatisation.

Que vous coûte actuellement la majeure partie de votre travail (manuel) ? Dans quelle mesure vos processus sont-ils standardisés et êtes-vous satisfaits de leur degré d’automatisation ? Pouvez-vous répondre un tant soit peu à cette question ou devez-vous rechercher cette information dans un trop grand nombre de systèmes ?

Il est vraisemblable que de nombreuses améliorations ont déjà été apportées aux processus administratifs. Mais on ne peut bien identifier les points d’amélioration que si on les examine de temps en temps en prenant du recul.

Tout fonctionne encore bien ? Des changements sont-ils intervenus ou des éléments peuvent-ils être encore améliorés ? Il suffit parfois de se poser ces simples questions pour y voir plus clair !

Conseil 4 : Centralisez vos canaux et processus

Jusqu’à présent, nos conseils consistaient surtout à vous inciter à évaluer, analyser et répertorier. Il s’agit en effet d’étapes essentielles parce qu’il faut bien savoir d’où on part. Mais il est temps à présent de passer aux actions concrètes.

C’est sans doute « le » conseil crucial qui permet au comptable de standardiser et d’automatiser. La centralisation de vos canaux et processus existants.

La liste mentionnée au conseil 2 vous indique les plateformes, systèmes et canaux que vous utilisez pour telle ou telle tâche et la mesure avec laquelle vous les utilisez de manière optimale. À partir de là, vous pouvez vous engager sur la voie de la centralisation de ces systèmes, mais aussi les processus y afférents.

Ce n’est en effet qu’en partant d’un endroit central que vous pouvez coordonner tous les processus, travailler de manière plus efficace et rationaliser votre communication. Pour y arriver, examinez les possibilités d’une solution intégrée que pourrait vous offrir une plateforme tout en un afin de vraiment tout centraliser.

Conseil 5 : Créez de l’ordre dans le chaos, rendez tout mesurable et rapportable

Un méli-mélo de systèmes ne permet (quasiment) pas d’acquérir et de conserver une vue d’ensemble. En centralisant, vous ordonnez le chaos et pouvez gérer d’une nouvelle manière (bien entendu, plus efficace) tous les canaux précédemment épars.

C’est aussi le moment de franchir une grande étape dans votre recherche d’efficacité : continuer à mesurer et à rapporter. Il importe donc que votre approche centralisée vous permette non seulement d’avoir une vue d’ensemble, mais aussi de mieux comprendre le tout.

 Vous voulez mesurer vos résultats et rapporter des chiffres pertinents plus facilement ? Ne voyez pas trop grand pour commencer. En mesurant plus souvent un peu moins de données ou en rapportant des chiffres réels à intervalles rapprochés, votre travail de comptable gagnera en marge de manœuvre. Vous pourrez ainsi hisser votre cabinet comptable à des niveaux de performances toujours plus élevés.

Conseil bonus

Examinez d’un regard neuf le déroulement d’un exercice comptable. Se présente-t-il principalement comme une succession de 4 sprints effrénés ? Ou voulez-vous que votre cabinet ait son administration à jour chaque mois (ou mieux encore au quotidien) ? Une actualisation mensuelle vous permet non seulement de transmettre et de rapporter des chiffres réels, mais également de doper votre efficacité.

Gagner en efficacité pour sortir gagnant de la concurrence avec les autres cabinets comptables ? Téléchargez notre e-book au-dessus de cet article et tirez le meilleur parti des capacités propres à votre cabinet.

All you need is Yuki

Passer à Yuki dès maintenant
© 2020 The Yuki Company