Yuki en de werkkostenregeling in 2015

Waarschijnlijk ben je er ook niet aan ontkomen, er gaat per 1 januari het een en ander veranderen als het gaat om vergoedingen en verstrekkingen aan jouw personeel; de werkkostenregeling.
Het allerbelangrijkste om te weten is welke kosten er in de vrije ruimte gaan vallen, wat er gebeurd als je meer vergoedingen en verstrekkingen doet dan de vrije ruimte je biedt en welke vergoedingen en verstrekkingen je kunt doen die buiten deze vrije ruimte vallen. De werkkostenregeling is veel uitgebreider, maar we willen je hier een kort overzicht geven, waar we een aantal punten toe lichten.

De vrije ruimte, de ruimte waarin je vrij bent om vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel te doen zonder dat daar (extra) belasting over geheven wordt, bedraagt in 2015 1,2% van jouw fiscale loonsom. Let op, je neemt de kosten inclusief BTW om te berekenen of je de vrije ruimte overstijgt. Wellicht moet je jouw arbeidsvoorwaarden nog eens onder de loep leggen om te kijken of je met de huidige voorwaarden goed uit komt binnen de werkkostenregeling. Jouw arbeidsvoorwaarden zijn geregeld in de arbeidsovereenkomst of in de CAO.

Soorten vergoedingen

1. Intermediaire kosten

Deze kosten hoeven niet te worden doorberekend naar de werknemer. En hoeven niet te worden meegenomen in de vrije ruimte. Een aantal voorbeelden:

  • Aanschafkosten die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren (kantoorartikelen);
  • Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (zakelijk etentje);
  • Kosten voor de auto van de zaak (autowassen, parkeergeld, enz.)
2. Gerichte vrijstellingen

Ook deze kosten hoeven niet te worden doorberekend aan de werknemer. En hoeven dus ook niet te worden meegenomen in de vrije ruimte. Een aantal voorbeelden:

  • Vervoer en reiskosten, waaronder woon-werk verkeer (max. € 0,19 per kilometer);
  • Kosten van tijdelijk verblijf voor de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen;
  • Verhuiskosten (als de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking);
  • Extraterritoriale kosten (30%-regeling);
  • Cursussen, congressen, studie;
  • Bedrijfsuitje waarvan de aard (grotendeels) zakelijk is (lezingen, voorlichtings–bijeenkomsten met aansluitend een borrel);
  • Producten eigen bedrijf / Personeelskorting tot een bedrag van 20% van de waarde in het economisch verkeer (waarvoor je het aan derden zou verkopen), maar niet meer dan € 500,00 per werknemer per kalenderjaar;
  • Maaltijden als gevolg van overwerk;
  • Onkostenvergoeding naar aard en omvang : je zult deze onkostenvergoeding moeten kunnen onderbouwen (bijv. autowassen, motorolie, lunches onderweg, koffie/thee, enz.) en moet hem vooraf vaststellen. 1 keer in de 3 jaar moet je een steekproef doen om vast te stellen dat de onkostenvergoeding nog steeds klopt;
  • Vakliteratuur en kosten outplacement.
3. Nihil-waarderingen

Ook deze kosten hoeven niet te worden doorberekend aan de werknemer. De waarde wordt als het ware op 0 gesteld en ze hoeven dus ook niet te worden meegenomen in de vrije ruimte. Een aantal voorbeelden:

  • Voorzieningen op de werkplek zoals vaste computer, telefoon, kopieerapparaat, etc.
  • Ter beschikking gestelde Arbo voorzieningen;
  • Ter beschikking gestelde kleding (hier zijn diverse voorwaarden aan verbonden);
  • Bedrijfsfitness (indien dit beschikbaar is op de werkplek);
  • Representatie en relatiegeschenken;
  • Inrichting werkplek níet eigen woning;
  • Kleine consumpties (koffie, thee, etc.);
  • Voordeel ziektekostenregeling indien de werkgever deze in eigen beheer heeft;
  • Ter beschikking gestelde communicatiemiddelen (noodzakelijkheidscriterium*);
  • Gereedschappen (noodzakelijkheidscriterium*);
  • Rente voordeel op een personeelslening (hier zijn diverse voorwaarden aan verbonden);
  • Waarde van huisvesting en inwoning (hier zijn diverse voorwaarden aan verbonden).
4. Niet vrijgestelde vergoedingen

Deze kosten dienen óf te worden doorbelast aan de werknemer (bijv. door te bruteren), óf ze dienen opgenomen te worden in de vrije ruimte en daarmee de berekening van eventuele eindheffing. Een aantal voorbeelden:

  • Personeelsfeesten;
  • Kerstpakketten en andere kleine geschenken zoals een attentie bij secretaresse dag, een jubileum of verjaardag;
  • Reiskostenvergoeding meer dan € 0,19 per kilometer;
  • Parkeerkosten privé auto (indien er € 0,19 cent per kilometer wordt vergoed, mogen parkeerkosten niet apart vergoed worden);
  • Fiets(plan) van de zaak;
  • Onkostenvergoeding (indien je deze niet kunt onderbouwen met kosten die onder de intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen of nihil-waarderingen vallen);
  • Fitness niet op de werkplek;
  • Werkruimte werknemer thuis;
  • Producten eigen bedrijf / Personeelskorting indien je meer dan 20% geeft of boven de € 500,00 per werknemer per kalenderjaar uit komt.
5. Voordelen buiten de dienstbetrekking

Wanneer een werkgever een werknemer een vergoeding geeft of iets cadeau doet, zonder dat dit gebaseerd is op de werkgevers-werknemersrelatie, dan is de werkkostenregeling niet van toepassing. Het gaat dan om een vergoeding of verstrekking die niet ‘de poort van het loonbegrip’ passeert. Denk aan een rouwkrans of een fruitmand. Een werkgever geeft deze uit wellevendheid, sympathie of op grond van de persoonlijke relatie, niet uit hoofde van zijn werkgeverschap. Deze kosten zijn dan gewoon onbelast. Als aan de volgende drie voorwaarden wordt voldaan, kun je er in elk geval van uitgaan dat een klein geschenk/attentie geen loon is:

  • Je geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie geven;
  • Je geeft geen geld of een waardebon;
  • De factuurwaarde (incl. btw) van de attentie is maximaal 25 euro.
6. * Noodzakelijkheidscriterium

Als de werkgever zich in redelijkheid op het standpunt heeft kunnen stellen dat de voorziening zonder meer nodig is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en dus overtuigend is gericht op een optimale bedrijfsvoering, is aan het (nieuwe) noodzakelijkheidscriterium voldaan.

Met Yuki real-time inzicht in jouw vrije ruimte!

Yuki is druk bezig om een overzicht te ontwikkelen waarmee je vanaf januari 2015 een real-time inzicht hebt in de werkkostenregeling. Je kunt dan in 1 oogopslag zien hoeveel vrije ruimte je in een jaar hebt en gedurende het jaar zie je welke kosten je gemaakt hebt die in deze vrije ruimte vallen. Als je over dit potje van 1,2% van de fiscale loonsom heen komt, moet je 80% eindheffing betalen over het bedrag dat boven de vrije ruimte uit komt. Deze eindheffing zal worden meegenomen in de aangifte van het eerstvolgende tijdvak. Bijvoorbeeld: De eindheffing over het jaar 2015 zal worden aangegeven in de loonaangifte van januari 2016.

Als je bij Yuki ook de salarisservice afneemt, zal Yuki er voor zorgen dat jouw fiscale loonsom hier wordt ingevoerd. Ook zorgt Yuki voor de benodigde aangiften loonheffingen waarin deze eventuele eindheffing van 80% moet worden meegenomen. Als je de salarisservice niet bij Yuki afneemt, kun je zelf jouw fiscale loonsom invoeren om ook gebruik te kunnen maken van dit overzicht.

Marije Bosman
Binnen Yuki ben ik verantwoordelijk voor de salarisservices. Vanuit mijn kennis blog ik maandelijks namens Yuki over allerlei zaken m.b.t. salarisadministratie en HR gerelateerde zaken. Stel gerust je vraag!
Marije Bosman