Voorkom boetes en loonsancties bij ziekteverzuim!

Is je werknemer ziek en is het onduidelijk hoe lang dit gaat duren? Dan begin je samen aan een re-integratietraject. Je bent als werkgever verplicht om samen met de werknemer te zorgen dat hij zo snel en verantwoord mogelijk weer aan het werk kan. Onderstaand kun je een stappenplan vinden om je te helpen alle zaken rondom het ziekteverzuim goed te regelen voor jouw werknemer en jouw bedrijf.

Stap 1: Dag 1 – Ziekmelding / eventuele loonaanpassingen

Afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn mag je 2, 1 of geen wachtdagen inhouden. Je medewerker moet tijdens zijn ziekte tenminste 70% van zijn huidige loon doorbetaald krijgen, waarbij gedurende de eerste 52 weken dit niet lager mag zijn dan het minimumloon. Vergeet niet je medewerker ziek te melden indien je aangesloten bent bij een arbo-organisatie.

Stap 2: Week 3 t/m 68 – Vervroegde IVA-aanvraag?

Is het uitgesloten dat je werknemer ooit nog kan werken (hij ligt bijvoorbeeld als kasplantje in het ziekenhuis)? Dan kan er eerder een IVA-uitkering aangevraagd worden. Dit kan al vanaf de 3e week dat je werknemer ziek is. Let op: Je kan maar 1 keer (voortijdig) een IVA aanvragen. Als je eenmaal een IVA voor een werknemer hebt aangevraagd, kan deze nooit meer terug naar ‘minder dan 35% arbeidsongeschikt’ (je vraagt tenslotte niet zomaar een IVA aan).

Stap 3: Week 6 – Probleemanalyse

Er moet een probleemanalyse gemaakt worden. De werknemer heeft een gesprek met de bedrijfsarts of Arbodienst (je bent verplicht om deze in te schakelen bij een re-integratie). Hier wordt vastgesteld wat de werknemer qua gezondheid nog wel kan en wat niet.

Stap 4: Week 8 – Plan van Aanpak WIA (+ Casemanager aanwijzen)

Er moet, uiterlijk in deze week, een ‘Plan van Aanpak WIA’ opgesteld worden. Samen met je werknemer maak je een plan waaruit blijkt welke stappen ondernomen gaan worden om je werknemer zo snel en verantwoord mogelijk weer aan het werk te krijgen.

Om ervoor te zorgen dat iedereen de afspraken nakomt, wijs je samen met je werknemer een casemanager aan die erop let dat afspraken worden nagekomen. Dit kan een medewerker van de arbodienst zijn, maar ook de direct leidinggevende van je werknemer of een andere werknemer binnen je bedrijf (bijvoorbeeld iemand van HR of salarisadministratie).

Stap 5: Re-integratie binnen bedrijf (1e spoor – 65% of meer van huidige loon realiseren)

Je moet in eerste instantie je werknemer de mogelijkheid bieden zijn eigen werk (gedeeltelijk) te hervatten. Verder kijk je of er mogelijkheden zijn om taken te verlichten en werk over te dragen aan collega’s. Zo probeer je je werknemer zo veel mogelijk weer in zijn eigen (aangepaste) functie te laten terugkeren. Je kan de werkplek aanpassen of voorzieningen treffen waarvoor je bij het UWV vergoedingen kunt aanvragen. Het moet dan gaan om ’niet-meeneembare voorzieningen’. Je werknemer kan ook zelf subsidie bij UWV aanvragen voor meeneembare voorzieningen die hij nodig heeft voor zijn re-integratie.

Koop niet alvast zelf! Je krijgt geen vergoeding als je de ondersteuning (hulp, een hulpmiddel of aanpassing) al hebt gekocht voor je werknemer. De reden hiervoor is dat het UWV met vaste leveranciers werkt.

Lukt het niet om je werknemer in zijn eigen functie te laten terugkeren? Bekijk dan of het mogelijk is om je werknemer in je eigen bedrijf in een andere functie te laten terugkeren.

Onderzoek alle mogelijkheden, ook als je te maken hebt met inkrimping. Je werknemer alleen informeren naar vacatures of het laten meedraaien in sollicitatieprocedures is niet voldoende. Doet je werknemer zelf voorstellen voor ander werk binnen of buiten je bedrijf? Ga hier dan op in. Je kan de voorstellen van je werknemer alleen afwijzen als je hiervoor zwaarwegende redenen hebt.

Als een werknemer wegens beperkingen het eigen werk niet meer kan doen en herplaatst wordt binnen je eigen organisatie, heb je wel recht op de no-risk en premiekorting.

De werknemer speelt de belangrijkste rol in de re-integratie. Hij is verplicht om aan de re-integratie mee te werken. Bijvoorbeeld door tijdelijk ander werk binnen je bedrijf te accepteren. Of door een cursus te volgen.

Stap 6: Re-integratie bij andere werkgever (2e spoor – Tijdig mee beginnen, uiterlijk na 1 jaar ziekte! Eventueel gelijk laten lopen aan 1e spoor-traject)

De nieuwe werkgever kan een zusterorganisatie zijn of een bedrijf dat je kent via je netwerk. Je werknemer kan voor of na het einde van de eerste 2 jaar ziekte (104 weken) bij zijn nieuwe werkgever in dienst treden.

Detacheren kan een opstap zijn naar werken bij een andere werkgever. Daarna kan hij eventueel bij deze werkgever in dienst treden. Uw werknemer is verplicht om aan de detachering mee te werken.

Belangrijk om te weten: na 2 jaar beoordeelt het UWV de WIA-aanvraag. Dan gaat het erom dat je kan aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om je werknemer weer aan het werk te krijgen. Daarom is het belangrijk dat het re-integratieverslag compleet is en inhoudelijk volledig. Zorg dus dat je alles documenteert!

Je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de re-integratie. Zorg er daarom voor dat je bedrijfsarts of arbodienst regelmatig contact met je heeft. Zo blijf je op de hoogte van de situatie en mogelijkheden van je werknemer. Blijf daarnaast kritisch over de adviezen van de deskundige. De arts van het UWV onderzoekt je werknemer als hij een WIA-uitkering aanvraagt. Blijkt dat het oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst niet klopte? En dat je werknemer nog wél had kunnen werken? Dan moet je het loon langer doorbetalen.

Stap 7: Week 12 – Voortgangsgesprek (elke 6 weken)

Je bespreekt minstens 1 keer in de 6 weken met je werknemer de voortgang van zijn re-integratie. Op basis van de voortgangsgesprekken stel je samen met je werknemer het Plan van aanpak WIA bij als dat nodig is.

Stap 8: Week 42 – Ziekmelding UWV

De werknemer moet ziek gemeld worden bij het UWV. Dit kan je het beste digitaal doen. Dat betekent minder handelingen, kortere wachttijden en minder risico op fouten. Je doet dit via het werkgeversportaal van het UWV.

Stap 9: Week 52 – Eerstejaarsevaluatie Plan van Aanpak WIA

Er moet een eerstejaars evaluatie plaats vinden. Als de werknemer bijna een jaar ziek is, moet er geëvalueerd worden hoe de re-integratie tot dan toe verlopen is. Dit is de ‘Eerstejaarsevaluatie plan van aanpak WIA’. Daarnaast kijk je vooruit naar het komende jaar.

Stap 10: Week 88 – Informatie over aanvragen uitkering

Als je werknemer ruim 1,5 jaar ziek is, kan hij een WIA-uitkering aanvragen. Hiervoor beoordeelt het UWV de re-integratie met het re-integratieverslag. Daarmee bekijken ze hoe jij en je werknemer aan de re-integratie hebben gewerkt.

Stap 11 : Week 91 – Eindevaluatie

Als de werknemer een WIA-uitkering wil aanvragen moet je samen met de werknemer de eindevaluatie invullen. Dit moet uiterlijk 2 weken voordat de aanvraag ingediend wordt. Hierin moet aangegeven worden wat de stand van de re-integratie is, dit moet onderbouwd worden met een actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst.

Stap 12: Week 93 – Uiterlijke aanvraagdatum WIA-uitkering

Er moet uiterlijk in deze week een aanvraag voor de WIA-uitkering gedaan worden. Zorg er ook als werkgever voor dat de werknemer de stukken tijdig instuurt. Gebeurd dit niet op tijd, dan kan er voor jou als werkgever een loonsanctie volgen.

Stap 13: Week 104 – Beoordeling en eventuele sancties

Het UWV beoordeelt de re-integratie aan de hand van het re-integratieverslag (RIV). Als jij en je werknemer voldoende hebben gedaan, gaat het UWV verder met de WIA-aanvraag.

– Geen uitkering

Blijkt uit de beoordeling dat je werknemer 65% of meer van zijn oude loon kan verdienen? Dan ontvangt hij geen uitkering.

– WGA-uitkering (werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten)

Blijkt uit de beoordeling dat je werknemer 65% of minder van zijn oude loon kan verdienen? En dat hij wel kan werken, nu of in de toekomst? Dan krijgt hij een WGA-uitkering.

– IVA-uitkering (inkomensvoorziening volledig en duurzaam arbeidsongeschikten)

Blijkt uit de beoordeling dat de werknemer 20% of minder van zijn oude loon kan verdienen? En dat dit in de toekomst vrijwel zeker zo blijft? Dan krijgt hij een IVA-uitkering.

Sancties

Als blijkt dat je onvoldoende hebt gedaan om je werknemer weer aan het werk te krijgen, dan moet je het loon van je werknemer na 2 jaar ziekte maximaal nog 1 jaar doorbetalen. Deze periode kan korter worden als je alsnog aan de verplichtingen voldoet. Het UWV beoordeelt de aanvraag van de medewerker ook nog niet als het re-integratieverslag niet compleet is. De ontbrekende documenten moeten dan alsnog opgestuurd worden. De aanvraag wordt pas weer in behandeling genomen zodra de documenten bij het UWV binnen zijn.

Marije Bosman
Binnen Yuki ben ik verantwoordelijk voor de salarisservices. Vanuit mijn kennis blog ik maandelijks namens Yuki over allerlei zaken m.b.t. salarisadministratie en HR gerelateerde zaken. Stel gerust je vraag!
Marije Bosman