Stagiairs verlonen of niet?

Het komt wel eens voor dat er bij een controle van een administratie blijkt dat er stagevergoedingen zijn uitbetaald die niet via de salarisadministratie gelopen zijn. Is dit terecht? Hieronder worden de verschillende situaties uitgelegd hoe een stagiair binnen jouw organisatie werkzaam zou kunnen zijn en of er wel of niet een loonstrook gemaakt moet worden.

Echte dienstbetrekking (bijv. minimumloon voor stagiair)

Meestal zijn leerlingen en stagiairs niet in echte dienstbetrekking. Maar als een stagiair een reële beloning krijgt, bijvoorbeeld het minimum(jeugd)loon, is hij wel in echte dienstbetrekking. Ook als de stagiair een geldbedrag krijgt voor elk gewerkt uur, kan dit duiden op een echte dienstbetrekking. Dan gelden de gewone regels voor de loonheffingen en zijn de stagiairs verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. Er moeten dan premies werknemersverzekeringen berekend worden en ook de werkgeversheffing Zvw (zorgverzekeringswet) moet betaald worden.

Conclusie : De stagevergoeding moet verloond worden volgens de gewone regels van de loonheffingen.

Fictieve dienstbetrekking (stagevergoeding voor stagiair)

Als er geen echte dienstbetrekking is, maar de stagiair wel een beloning krijgt, dan is er sprake van een fictieve dienstbetrekking. Deze stagiairs zijn wel verzekerd voor de Wet Wajong en voor de ZW (ziektewet). Er hoeven dan geen premies werknemersverzekeringen berekend te worden. Maar er moet wel loonbelasting/premie volksverzekeringen worden ingehouden en werkgeversheffing Zvw betaald worden. Indien de stagiair loonheffingskorting laat toepassen, hoeft er over het algemeen geen loonheffing ingehouden te worden, dit is afhankelijk van eventuele andere werkzaamheden van de stagiair.
Onder bepaalde voorwaarden heeft de stagiair ook recht op een uitkering. Voor meer informatie hierover kan je terecht bij UWV. De loondoorbetalingsverplichting geldt overigens niet voor stagiairs. Je hoeft als stagebedrijf dus niet zoals bij je eigen personeel gedurende twee jaar het loon door te betalen als de stagiair door ziekte niet kan werken.

Conclusie : De stagevergoeding moet verloond worden voor de loonheffing/premie volksverzekeringen en de Zvw, maar niet voor de werknemersverzekeringen.

Geen dienstbetrekking (stagevergoeding gaat naar de instelling)

Als de stagiair de stagevergoeding niet zelf krijgt, hoef je geen loonheffingen in te houden en te betalen onder de volgende voorwaarden:

  • Je maakt de stagevergoeding rechtstreeks over aan de school of het stagefonds, met uitzondering van kostenvergoedingen;
  • De school of het stagefonds betaald het stagegeld niet door aan de stagiair, maar gebruikt dit voor algemene schoolse activiteiten;
  • De school of het stagefonds administreert de stagevergoedingen en de besteding daarvan.

Daarnaast moet je binnen 2 maanden na afloop van elk jaar de volgende gegevens in je administratie vast leggen: de naam, het adres en het burgerservicenummer van de stagiair, de naam en het adres van de school of het stagefonds en het bedrag van de beloning. Hierbij vermeldt je ook de datum en het nummer van het besluit waarop de regeling is gebaseerd: 14 december 2010, nr. DGB2010/2202m.

Conclusie : De stagevergoeding hoeft niet verloond te worden.

Geen dienstbetrekking (vergoeding voor reiskosten)

Als een stagiair alleen een vergoeding krijgt voor gemaakte (reis)kosten, is er geen sprake van een dienstbetrekking. Deze vergoeding moet dan wel voldoen aan de regels (bij reiskosten maximaal 0,19 cent per km).

Conclusie : De ‘stage’vergoeding hoeft niet verloond te worden.

Buitenlandse stagiairs (afwijkende regels)

Ook bij een buitenlandse stagiair moet loonbelasting ingehouden worden op het loon dat de stagiair verdiend. Dat hoeft niet als aan alle volgende 4 voorwaarden wordt voldaan:

  • De stagiair verblijft 6 maanden of korter in Nederland;
  • De stagiair loopt stage voor zijn studie of beroepsopleiding;
  • Je geeft alleen een vergoeding voor kosten van levensonderhoud en zakgeld*;
    (indien er om gevraagd wordt moeten de kosten kunnen worden onderbouwd met nota’s en kwitanties);
  • Je geeft aan de belastingdienst na afloop van het kalenderjaar door welke bedragen je aan de student hebt betaald.

Je moet tevens de verklaringen van de onderwijsinstellingen of de afschriften van de tewerkstellingsvergunningen bij de loonadministratie bewaren. Na afloop van het kalenderjaar moet er via het formulier ‘Opgaaf van uitbetaalde bedragen aan een derde (voorheen de zogenoemde IB-47-kaarten)’ aan de Belastingdienst opgave van de aan stagiairs uitbetaalde bedragen worden gedaan.

* Zakgeld is een bedrag voor kleine uitgaven van ten hoogste € 100 per maand, dat je uit vrijgevigheid aan de stagiair mag geven. Niet van belang is of de stagiair daarnaast een vergoeding van kosten van levensonderhoud of andere overeengekomen verstrekkingen ontvangt. Tegenover zakgeld staat geen arbeidsprestatie. Het zakgeld mag hierom bijvoorbeeld niet afhankelijk zijn van het aantal gewerkte uren.

Wordt er niet aan deze voorwaarden voldaan, dan zijn er belastingverdragen die regelen dat er geen loonbelasting hoeft te worden ingehouden als de student loon krijgt uit buitenlandse bronnen, bijvoorbeeld een buitenlandse universiteit of een buitenlands fonds.

Conclusie : Afhankelijk van of er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan, moet de stagevergoeding verloond worden.

Overige verplichtingen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van iedereen die in het bedrijf werkt, dus vaste werknemers, uitzendkrachten, vrijwilligers én stagiairs. Voor de Arbowet en Arbeidstijdenwet is dus ook de stagiair een werknemer. Het doet er niet toe of de stagiair wel of niet in dienst is (dus een echte dienstbetrekking, een fictieve dienstbetrekking of geen dienstbetrekking). Voor de stagiair gelden dezelfde regels als voor de gewone werknemer.

Marije Bosman
Binnen Yuki ben ik verantwoordelijk voor de salarisservices. Vanuit mijn kennis blog ik maandelijks namens Yuki over allerlei zaken m.b.t. salarisadministratie en HR gerelateerde zaken. Stel gerust je vraag!
Marije Bosman