Een digitale postbus: De kern van je online boekhouding

Is het niet gek dat je de boekhouding, puur uit gemak in overvolle mappen naar de accountant brengt? Je hoeft niet zelf te boeken en je ben tijdelijk van je papieren rompslomp af. Maar wanneer biedt de accountant inzage in je financiële situatie? En hoe wijst de accountant je erop wanneer de boekhouding niet volledig is aangeleverd. Met andere woorden, hoe krijg je grip op je onderneming?

Niet zelf boeken en toch altijd bij

Dat klinkt als een uitdaging maar toch heeft Yuki hier bewust voor gekozen. Een ondernemer wil nu eenmaal ondernemen en zich niet bezighouden met het zelf verwerken van de boekhouding. Maar voor volledige grip op de onderneming is het onmogelijk om tot het einde van het jaar op je cijfers te wachten. Yuki laat ondernemer en accountant daarom ten alle tijden op één plek samenkomen. Dit gebeurt via de digitale postbus. De postbus is hét centrale punt van de boekhouding waar de administratie dagelijks wordt aangeleverd, waar 24/7 met elkaar gecommuniceerd kan worden en waar door zowel de ondernemer als accountant controle wordt gehouden op de boekhouding.

Wat wordt er aangeleverd? Welke documenten missen nog? Wat is de financiële status van de onderneming? Op deze vragen krijgt zowel de ondernemer als de accountant via de Yuki postbus antwoord.

Digitaal aanleveren

De Yuki postbus begint bij het aanleveren van de financiële documenten. De postbus biedt verschillende manieren om de boekhouding digitaal aan te leveren zoals het scannen of uploaden. Ook is het mogelijk om financiële documenten te mailen. Hiervoor beschik je bij Yuki over je eigen unieke e-mailadres. Digitale facturen worden op deze manier door de ondernemer of direct door de leverancier, in de boekhouding aangeleverd. De facturen worden verwerkt en als digitale post in de postbus geplaatst. Hier kun je als ondernemer zelf een extra check uitvoeren op wat binnenkomt via het e-mailadres. Denk hier bijvoorbeeld aan spookfacturen die niet in de boekhouding thuis horen. Daarnaast kan er ook gebruik worden gemaakt van het aanleveren van UBL facturen en de koppeling met Google Drive of Dropbox. Ben je als ondernemer vaak onderweg? Maak dan gebruik van de Yuki Iphone of Android app.

Uiteraard zijn deze opties ook naast elkaar te gebruiken. Door verschillende opties aan te bieden, is deze manier van uitbesteden voor iedere ondernemer geschikt.

Gemak voor accountant

Ook de accountant doet hier zijn voordelen mee. Door het dagelijks aanleveren van de administratie worden pieken in de werkdruk voorkomen, kan duidelijk geanalyseerd worden hoeveel er door de ondernemer wordt aangeleverd en kunnen er vaste tarieven worden gehanteerd. In tegenstelling tot wanneer administraties eens per jaar over de schutting worden gegooid.

Controle op juistheid, tijdigheid en volledigheid

Maar de postbus is méér dan een plek waar de boekhouding wordt aangeleverd. Het is dé plek waar ondernemer en accountant samenkomen en samenwerken. Daar waar de ondernemer de boekhouding aanlevert, wordt deze direct door het Yuki platform verwerkt en gecontroleerd. Via de postbus heeft zowel de ondernemer als de accountant, altijd inzage in hoe facturen zijn aangeleverd en welke facturen volgens de software nog ontbreken. Via deze controle wordt je via de postbus automatisch geattendeerd op aandachtspunten.
Een accountant hoeft de ondernemer in dit geval niet zelf aan te sturen op de volledigheid en juistheid van de administratie, maar wordt hierbij geholpen door de software. Zo ziet de software bijvoorbeeld direct wanneer een banktransactie is ontvangen maar waar nog geen factuur van is aangeleverd.

Waar de accountant eerder een uitvoerende rol had, krijgt hij nu de kans om zich volledig te richten op een adviserende rol. Van controleur naar regisseur zeg maar.

Voor volledige grip op de boekhouding en dus de onderneming, voert de accountant zelf iedere maand een controle uit, zodat er juiste cijfers naar de Belastingdienst worden gestuurd. Door de boekhouding maandelijks bij te houden voorziet hij de ondernemer en zichzelf altijd van up-to-date informatie en voorkomt hij extra werkzaamheden aan het eind van het jaar.

De postbus als communicatiekanaal

Communicatie tussen de ondernemer en accountant is cruciaal voor iedere boekhouding. Om te voorkomen dat er pas aan het eind van het jaar een contactmoment plaats vindt, functioneert de postbus ook als communicatiekanaal. Zijn er vragen over de werking van Yuki? Zijn er wensen omtrent de boeking van een factuur? Of is er een vraag naar aanleiding van de controle? Dan kan via de postbus direct een vraag gesteld worden. Het brondocument staat daarbij altijd centraal. Zo zien ondernemer en accountant direct over welk document het gaat en wordt een zoektocht in een overvolle schoendoos of mappen voorkomen.

Voordelen voor ondernemers en accountants

De Yuki postbus biedt dus zowel ondernemer als accountant een samenwerking op afstand waar dagelijks inzage is in de financiële status van de onderneming. De voordelen waarom deze digitale postbus voor zowel een ondernemer als accountant meer gemak biedt dan de ouderwetse schoendoos, hebben we hieronder dan ook in kaart gebracht.

Ondernemer
  • Papieren rompslomp verleden tijd door digitaal uitbesteden
  • Altijd mogelijkheid tot aanleveren door verschillende aanleveropties
  • Tijdsbesparing doordat ritten naar de accountant worden voorkomen en je niet meer naar facturen hoeft te zoeken
  • Altijd inzage in volledigheid en juistheid van de boekhouding door aandachtspunten
  • Duidelijke communicatie met de accountant door digitale communicatie met brondocument centraal
Accountant
  • Geen papieren rompslomp doordat administraties digitaal worden aangeleverd
  • Geen uitvoerende- maar adviserende rol door controle door software
  • Werkzaamheden voor de jaarrekening altijd bij door maandelijkse controle
  • Altijd in contact met de ondernemer door digitale communicatie
  • Geen pieken qua werkdruk meer doordat de ondernemer de facturen dagelijks aanlevert

Meer vragen over de mogelijkheden van Yuki postbus of andere Yuki functionaliteiten? Neem dan gerust contact op via 010-2019734. De Yuki medewerkers helpen je graag verder.

Louise van Hemeldonck

Louise van Hemeldonck

Louise is Partner Manager bij Yuki. Zij is het aanspreekpunt voor accountants en administratiekantoren die overwegen om te gaan werken met het Yuki boekhoudplatform. Zij kan je alles vertellen over ons unieke businessmodel in de markt van cloud accounting software.
Louise van Hemeldonck

Recente berichten van Louise van Hemeldonck (alle berichten)