7 Insider tips om je boekhouding efficiënt te automatiseren

Lander Marrannes, van Acctive accountants is een early adaptor van Yuki. Met 2 jaar intensief gebruik op de teller, deelt hij graag zijn tips en ervaringen om van je boekhoudautomatisering een succes te maken.

  1. Jij bent zelf het beste proefkonijn
    Je denkt aan boekhoudautomatisering? Test het zelf eerst uit op je eigen boekhouding. “Wij hebben met ons eigen kantoor Acctive Accountants de ondernemersmodules én tegelijk de accountants-modules van Yuki getest,” vertelt Lander. Als je weet hoe die twee petjes aanvoelen, kan je ze zelf beter uitleggen aan je toekomstige klanten én weet je wat je als kantoor te wachten staat.
  2. Duid interne kampioenen aan
    Alle begin is moeilijk, zeker als je een vertrouwd boekhoudprogramma achter je laat. ”Bij Acctive hebben we twee ambassadeurs aangeduid, die tijd en ruimte kregen om de nieuwe aanpak van Yuki te leren en te implementeren voor een beperkt aantal klanten. Met hun positieve verhalen wakkerden deze ‘interne kampioenen’ de nieuwsgierigheid bij collega’s aan en gaven ze aan het management tips over groeipijnen en suggesties voor verbeteringen (zie ook tip 3).
  3. Een goede voorbereiding maakt nadenken overbodig
    Inboeken, niemand doet het écht graag. “De kracht van ons nieuwe systeem is dat inboeken nu sneller, eenvoudiger en (bijna) zonder nadenken kan,” aldus Lander. “Het échte nadenken moet je doen bij het voorbereidend werk: hoe grondiger de set up, hoe minder lang onze inboeksters moeten nadenken.” Inboeken gaat in een sneltreinvaart (minder dan 20 seconden per document), ook dankzij handige tools als OCR-herkenning en automatisering.
  4. 99% is goed, 100% is beter
    Maak je monitoring dashboard voor iedereen zichtbaar, want de tracker “Zijn alle documenten ingeboekt en alle vragen van klanten beantwoord?” is een sterke incentive. “Onze interne kampioene ging in het begin zelf zo ver dat ze ook op vakantie haar inboekingen bijhield. Nu streven we met heel het kantoor naar 100% ‘opgelost/afgehandeld’, en we beloven hiervoor op het einde van het jaar een leuke teambuilding.” Toch dit: maak van jezelf geen slavendrijver. Belangrijk is dat jij en je klanten merken dat je met 99% ook het Yuki-automatiseringseffect bereikt.
  5. Ga op zoek naar het tipping point
    Stap niet met al je klantendossiers van vandaag op morgen over op een nieuw boekhoudprogramma. Doe het geleidelijk aan: het vraagt immers tijd, geduld en enig leergeld om je klanten te overtuigen en op weg te helpen. Maar eens je genoeg kritische massa hebt, bereik je een tipping point waarop de benefits van Yuki voor jezelf, je medewerkers en je klanten als vanzelfsprekend overkomen. “We nemen nu geen nieuwe klanten meer aan, tenzij ze met Yuki willen werken.”
  6. Count your blessings (en je ROI)
    Als je met een nieuwe klant in een nieuw boekjaar van start gaat met Yuki, kan je – na een goede voorbereiding (zie tip 3) – heel snel de impact zien: de tijd, het geduld en de opleiding die je initieel investeert, betalen zich snel en continu terug. De inboeking gaat sneller én je kunt die met een grotere marge doorrekenen aan je klant. En je houdt meer tijd over voor de écht interessante thema’s van klantenservice: (tussentijdse) balans opmaken, analyses van rapporten die je in een oogwenk genereert.
  7. Geniet van je klanten
    “ ‘Moet ik dan al mijn facturen zelf inscannen?’ is een vraag die wij iedere keer opnieuw met ‘Ja’ moeten beantwoorden. Maar na een paar maanden zien onze klanten de voordelen van automatisering: een snellere opvolging, regelmatiger rapporten, … Het duurt niet lang of ze maken er een sport van om hun facturen direct te uploaden. Ze verplichten hun leveranciers zelfs digitaal te factureren, zodat zij deze vervolgens heel eenvoudig via mail kunnen forwarden naar hun boekhouding. Geen enkele klant wilt terug naar het oude systeem van voor het ‘verplichte inscannen’. Want ze zijn veel meer betrokken bij de boekhouding en bestoken ons meteen – via Yuki – met een vraag of onduidelijkheid over een factuur, een rapport of een tussentijdse balans.

Meer weten over automatisering van je boekhouding? Denk je aan een klant met wie je Yuki wilt testen? Geef ons een seintje. We helpen je met nog meer insider tips op weg.

Meer weten over Yuki?

Ellen Verduyn

Ellen Verduyn

Ellen staat in voor de marketing bij Yuki in België. Bij haar kan je dus terecht voor de verschillende marketing activiteiten zoals de website, social media & events.