10 Gouden tips om tijd te besparen op je boekhouding

De tijd die ondernemers besteden aan de administratie is gemiddeld zo’n zestien uur per maand. Veel ondernemers die zelf hun boekhouding doen, hebben niet eens in de gaten dat daar stiekem toch zo veel tijd in gaat zitten. Dat zijn allemaal uren die ten koste gaan van de corebusiness van de onderneming. Daarom hierbij 10 gouden tips om tijd te besparen op je boekhouding.

1. Houd het actueel

Zorg dat je altijd het overzicht houdt. Door je administratie goed bij te houden, voorkom je dat je door de bomen het bos niet meer ziet en soms uren, zo niet dagenlang met je boekhouding bezig bent. Bovendien kun je jouw debiteuren dan op tijd facturen of herinneringen sturen, zodat zij jou weer op tijd kunnen betalen. Ook heb je met een actuele boekhouding beter zicht op het betaalgedrag van jouw klanten en kun je daar rekening mee houden. Je bent zelfs verplicht je boekhouding actueel te houden: wanneer je achterloopt in btw maanden loop je de kans een boete te krijgen.

2. Bewaar altijd al je facturen digitaal

Met een geordend digitaal archief zorg je ervoor dat je facturen niet kwijt kunt raken en bovendien kun je documenten digitaal veel sneller doorzoeken dan wanneer je mappen met stapels papieren moet doorploeteren. Bovendien kun je jouw collega’s of accountant gemakkelijk toegang geven tot dit digitale archief en zo nog efficiënter samenwerken.

3. Besteed je boekhouding uit

Het klinkt logisch dat je daarmee tijd bespaart, maar natuurlijk is het uitbesteden van je boekhouding ook een investering. Het is een afweging die je moet maken. Bedenk daarbij ook dat veel ondernemers de administratie vaak in de avonden en weekenden doen. Het uitbesteden van je boekhouding kan daarom veel rust geven. Bovendien voorkom je fouten, omdat je als ondernemer zelf niet alle kennis in huis hebt. Daarnaast bespaar je veel tijd door je boekhouding uit te besteden, doordat een accountant net wat meer handigheidjes kent waardoor het allemaal sneller en gemakkelijker gaat. Een actuele boekhouding levert hiernaast veel meer winst op dan kosten voor het uitbesteden van deze handelingen.

Wanneer je ervoor kiest om je boekhouding uit te besteden, zorg er dan wel altijd voor dat je betrokken wordt bij de boekhouding door jouw accountant en online inzicht hebt. Het is belangrijk dat je zelf ziet en begrijpt wat er aan geldstromen in en uit gaat en je tijdig kunt anticiperen op ontwikkelingen.

4. Eigen personeel niet nodig

Juist voor het MKB wordt het steeds gebruikelijker om de gehele boekhouding uit te besteden. Het is dan ook niet meer nodig om eigen personeel in te huren voor het voeren van de administratie. Bovendien voorkom je problemen wanneer bijvoorbeeld je eigen personeel ziek is of weg gaat. Je bent er zo zeker van dat je administratie in alle gevallen actueel is.

5. Koppel je bankrekening aan je online boekhouding

Tegenwoordig is het bij veel banken mogelijk om je bankrekening te koppelen aan je online boekhouding. Mutaties worden dan direct zichtbaar in je boekhouding. Deze mutaties kun je dan weer gemakkelijk (laten) koppelen aan de digitale factuur. Zo heb je altijd inzicht in jouw inkomsten/betalingen en de bijbehorende factuur en kijk je niet alleen naar een journaalpost.

6. Wees helder in verwachtingen naar je klant

Maak duidelijke afspraken met je klanten. Wanneer het gaat om periodieke betalingen, geef dan duidelijk aan wanneer zij facturen kunnen verwachten en zorg ook dat je aan die verwachting voldoet. Wanneer jij je aan de afspraken houdt, weten klanten waar zij aan toe zijn en is de kans groter dat zij op tijd betalen. Bovendien scheelt het scheppen van duidelijkheid je een hoop tijd die je anders kwijt zou zijn aan het herhalen van afspraken of discussie over betalingen.

7. Maak betalen voor je klant gemakkelijk

Een andere tip om betaling van je facturen door klanten sneller te laten plaatsvinden is het toevoegen van een iDeal button of betaalknop direct op de digitale facturen. Dat vergemakkelijkt het voor klanten om facturen snel te betalen.

8. Voer je boekhouding online

Door je boekhouding online te voeren, kun je al veel tijd besparen. Maak gebruik van software die de boekhouding een stuk gemakkelijker voor je maakt. Met een online boekhouding heb je al je administratie overzichtelijk bij elkaar en kun je bijvoorbeeld werken met automatische herinneringen. Bovendien kunnen online boekhoudprogramma’s documenten herkennen, wat ook weer in de tijd scheelt.

9. Koppel je webshop aan je boekhouding

Heb je een webshop? Dan kun je bij een online boekhouding een automatische koppeling maken, waardoor verkoopfacturen vrijwel direct in je boekhouding kunnen worden verwerkt. Dat scheelt een hoop tijd, omdat dit proces in grotendeels automatisch verloopt.

10. Apps op je smartphone

Bovendien kun je met een online boekhoudprogramma gebruik maken van een app op je smartphone om facturen direct in je boekhouding te verwerken. Een fotootje maken van de factuur is vaak al voldoende. Ook dat bespaart weer tijd en bovendien heb je dan altijd en overal inzicht in je boekhouding.

Micha Smit

Micha Smit

Micha houdt zich bezig met alle Sales & Marketing activiteiten bij Yuki, zoals de website, social media, Google, SEO, SEA, inkoop media en strategie.
Micha Smit