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Un témoignage inspirant de AP Ficoges

Positionnement de votre bureau sur le marché, comment votre bureau se distingue-t-il des autres ?

Étant à la base une fiduciaire familiale, transmise au fil des années de père en fils, notre clientèle est constituée majoritairement de TPE bruxelloise et brabançonnes.

Historiquement nous étions présents en grande partie dans le secteur de l’horeca et de la construction. Aujourd’hui, nous avons également des clients dans la consultance, les professions libérales, des commerces retails, de l’import-export…. de tout.

Nous nous distinguons dans ce mélange de bureau qui se veut moderne au point de vue digitale et numérique, tout en gardant un contact à l’ancienne ou nous privilégions les contacts humains avec nos clients et la volonté de rester proches de nos clients au-delà du tout à l’écran.

Quels étaient les défis de votre bureau avant le passage à Yuki/AP ?

Nous avons débuté la digitalisation du traitement de nos documents en 2017 via un autre programme (Winbooks Connect). Nous travaillons depuis des années avec Winbooks, il était donc naturel dans un premier temps de continuer le process avec ce programme puisque tous nos dossiers étaient actifs dessus. Donc confortable et rapide d’adaptation pour nous.

Néanmoins, nous avons assez rapidement constaté que le système mis en place n’était pas convaincant. Nous avions des frais liés au cloud, puis le programme, ensuite le système de facturation de cartouches de reconnaissance OCR. Les frais explosaient, et nous ne voyions pas réellement un gain de temps dans la masse de travail du back office. Nous n’étions pas réellement accompagnés, et nous n’avions pas vraiment inclus nos clients dans cette digitalisation. Nous scannions tout nous mêmes, le logiciel ramait… vraiment pas l’idéal. J’imagine qu’ils se sont améliorés depuis, mais trop tard à notre goût.

Comme nous étions de toute façon déjà convaincus qu’il fallait persévérer dans le digital, notre choix s’est porté mi 2019 sur Yuki après plusieurs démonstrations des différents programmes présents sur le marché.

En parallèle nous avions commencé à travailler avec Admin-Is de Syneton pour la gestion de notre fiducaire, le temps des listes de tâches via Excel étaient clairement révolus.

Comment s’est passé le changement/comment l’avez-vous vécu ?

On ne va pas se mentir, cela nous a demandé pas mal de boulot. Changer de logiciel comptable pour une fiduciaire s’apparente aux déménagements d’un château comprenant une centaine de pièces. La première question à se poser est : quel est le moment idéal dans l’année pour la transition ? Réponse : il n’y en a pas, un moment il faut se lancer.

Certaines fiduciaires font le choix de fonctionner étape par étape, en exportant quelques dossiers pour commencer et continuer la transition en douceur au fil des mois et années. Nous avons opté pour la manière plus radicale, en exportant l’entièreté de nos dossiers en plein milieu d’année. Car nous voulions utiliser nos 2 logiciels comptables simultanément dans un laps de temps le plus court possible. Pour s’adapter à Yuki de manière plus optimale et tourner la page rapidement. La plupart de nos bilans de l’année précédente étant clôturés ou en passe de l’être, l’été 2019 a été caniculaire chez AP Ficoges. Mais nous l’avons fait. A peu de choses près, en un trimestre c’était réglé. Et nous ne regrettons pas notre choix. Cela reste, à mon sens, la meilleure manière pour changer de programme comptable.

Quel a été l’impact du changement ?

Je me demande encore comment les fiduciaires qui n’avaient pas entamé leur transition avant l’apparition du Covid ont fait pour fonctionner pendant les confinements. Le télétravail s’est imposé à nous de plein fouet.

Et malgré ces périodes difficiles pour tout le monde, cela a été bénéfique pour nous. Les clients n’avaient plus d’autres choix de nous faire parvenir les documents par eux mêmes. Nous les avons bien sûr accompagnés à distance, et nous sommes passés de +ou- 20% de notre clientèle adeptes d’envoi de documents digitaux avant Covid, à plus de 80% aujourd’hui. Le gain de temps est vraiment impressionnant. Le Covid a malheureusement répercuté des changements dans notre équipe, mais nous nous sommes rendus compte que nous pouvions assumer la masse de travail avec deux personnes s’occupant du back office en moins. Ce qui était censé être un vrai calvaire en 2020, s’est finalement transformé en opportunité pour nous.

Aujourd’hui, les délais trimestriels tendent à s’effacer. Quand nous arrivons à la fin du trimestre, une grande partie du travail d’encodage est déjà effectué grâce à la collaboration de nos clients. La question “Mais comment faisons-t’on avant ?” revient régulièrement dans l’équipe.

Comment voyez-vous l’avenir en termes de digitalisation ? et quel rôle y jouent AP et Yuki.

Nous sommes aujourd’hui à un peu plus de 50% d’automatisation au niveau du traitement de notre back office, et il y a encore une grande marge de progression car nous n’avons pas encore pris le temps d’améliorer le système de reconnaissance. On peut considérer que cela s’est donc fait tout seul. La digitalisation n’est plus un débat, c’est du concret et du présent. Je crains pour la pérennité des comptables qui ont encore des doutes.

Notre profession connaît beaucoup de chamboulements au niveau économique, organisationnel, administratif eu de ressources humaines. Et je pense que nous ne sommes qu’au début. Nous avons mon équipe et moi à coeur de faire partie intégrante de cette évolution du métier, et nous nous sentons vraiment accompagnés par nos partenaires de Yuki.

Par rapport aux clients, le logiciel de comptabilité quel qu’il soit est encore fort lié au comptable. Effectivement, c’est le comptable qui choisit le programme avec lequel il veut travailler (encore heureux). Figurez-vous que cela tend à changer, j’ai de plus en plus régulièrement de nouveaux clients qui me contactent parce que j’utilise Yuki. Cela peut vraiment être un atout.

Quelles améliorations souhaiteriez-vous encore voir sur le marché ?

Le reporting qui est essentiel dans notre métier, mais souvent délaissé par manque de temps devrait être encore amélioré et simplifié sur bon nombre de plateformes. Et même si la collaboration entre les fiduciaires et leur partenaire de logiciel comptable est de plus en plus étroite, l’indépendance du cabinet comptable doit être préservé au niveau du client finale. La communication est parfois un peu confuse et doit être distincte entre cabinet comptable et logiciel envers le client. L’export des documents format PDF de tout un dossier peut également être simplifié à mon sens.